Sắp xếp công việc hiệu quả giúp bạn luôn tập trung và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Vậy nên sắp xếp công việc như thế nào để hạn chế sự căng thẳng? Hãy cùng Vieclamkinhdoanh tìm hiểu nhé.
Mục lục
Ý nghĩa của kỹ năng sắp xếp công việc
Sắp xếp và quản lý công việc là cách mà bạn sẽ thực hiện phân chia các đầu việc của mình theo thứ tự ưu tiên và thời gian thực hiện hợp lý. Đây là một trong những yếu tố quan trọng để bạn có thể:
- Tránh tình trạng chán nản và bối rối trước rất nhiều nhiệm vụ cũng như công việc cần phải hoàn thành.
- Sự căng thẳng và mệt mỏi khi làm việc và nghỉ ngơi không khoa học do không biết cách sắp xếp hợp lý.
- Giúp tạo và tìm được điểm tập trung trong công việc từ đó nâng cao năng suất làm việc tốt hơn.
- Đối phó với những tình huống phát sinh trong công việc một cách dễ dàng hơn.
Mẹo sắp xếp công việc giúp giảm căng thẳng
Tùy thuộc vào tình hình thực tế mà bạn có thể sắp xếp công việc theo thứ tự và lịch trình khác nhau. Tuy vậy bạn nên lưu ý một số yếu tố sau đây để có thể tạo ra lịch trình và thứ tự công việc phù hợp. Bao gồm:
Lập danh sách việc cần làm và phân loại
Bạn nên xác định mục tiêu và thực hiện lập danh sách các việc và nhiệm vụ cần làm của mình theo từng chu kỳ. Ví dụ công việc cần làm trong tháng, công việc cần làm trong tuần. Điều này sẽ giúp cho bạn có thể đơn giản hóa được những nhiệm vụ bạn cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu chung.
Sau khi các danh sách công việc, bạn sẽ cần phải thực hiện phân loại những nhiệm vụ và công việc đó. Hãy ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và thực hiện chúng theo nguyên tắc. Nghĩa là dành 80% thời gian của bạn để thực hiện 20% nhiệm vụ quan trọng trong danh sách vừa thành lập.
Tìm hiểu thêm: 6 Kỹ năng bán hàng đỉnh cao cho dân Sales mà bạn cần phải biết
Sử dụng các công cụ để lập kế hoạch
Lập các kế hoạch làm việc theo ngày, tuần và tháng là cách sắp xếp công việc giúp bạn tối ưu hóa và giảm tình trạng ứ đọng. Google Trang tính sẽ là một công cụ tuyệt vời để đánh giá tổ chức công việc và năng suất của bạn. Khi sử dụng bảng lập kế hoạch, hãy viết ra các sự kiện cụ thể và chi tiết của chúng trong suốt ngày, tuần và tháng.
Cách này sẽ giúp bạn biết những cuộc họp, nhiệm vụ và deadline sắp tới trong lịch trình của mình. Kết quả là bạn có nhiều khả năng đạt được mục tiêu của mình hơn và ghi nhớ các sự kiện cụ thể. Nếu bạn không thích các công cụ online như Google trang tính, bạn cũng có thể lập kế hoạch của mình trên một trang giấy hoặc cuốn sổ nào đó.
Tập trung và nghỉ ngơi xen kẽ
Bạn cần luôn thực hiện nhắc nhở bản thân về những mục tiêu dài hạn của mình trong công việc. Tập trung hoàn thành nó và sửa chữa khi cần. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải xen kẽ với lịch nghỉ ngơi và giải lao phù hợp. Nghỉ ngơi phù hợp giúp bạn có động lực hơn và tránh tình trạng làm việc quá sức trong một thời gian ngắn. Từ đó bạn có thể kiên trì và làm việc lâu hơn để đạt mục tiêu của mình.
Hạn chế tình trạng đa nhiệm cùng 1 lúc
Khi công việc chồng chất, chúng ta thường cố gắng bỏ qua hai hoặc nhiều việc cùng một lúc. Ví dụ như, bạn đang tham dự một cuộc họp qua điện thoại trong khi vẫn thực hiện xem xét và thêm ghi chú vào bài báo hoặc thực hiện công việc khác. Lưu ý rằng, khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc, sự chú ý của chúng ta bị phân tán, làm giảm hiệu quả và chất lượng công việc.
Bạn có thể lầm tưởng rằng mình đang làm việc hiệu quả bằng cách đa nhiệm này, nhưng thực tế bạn đang làm điều ngược lại. Do đó, mẹo sắp xếp công việc tiếp theo bạn nên lưu ý chính là tránh tình trạng đa nhiệm, thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Dọn dẹp không gian làm việc thường xuyên
Để có thể tập trung và có động lực làm việc trong một môi trường lộn xộn là một điều khó khăn. Nghiên cứu cho thấy rằng, khi môi trường của bạn có quá nhiều thứ lộn xộn có xu hướng ảnh hưởng đến năng suất, nhưng một chút cũng có thể ổn, đặc biệt là đối với những người sáng tạo.
Việc bạn có cần một chiếc bàn hoàn toàn sạch sẽ hay không tùy thuộc vào tính cách và công việc của bạn. Dọn dẹp không gian làm việc sẽ bao gồm đặt các vật dụng vào vị trí vốn có của nó, tạo không gian trong lành nơi làm việc của mình. Một môi trường sạch sẽ là một môi trường thoải mái, giúp duy trì năng suất dễ dàng hơn.
Hy vọng với các Tips chia sẻ kinh nghiệm trong bài viết hôm nay, bạn sẽ biết cách sắp xếp công việc hợp lý và không gặp tình trạng căng thẳng, mệt mỏi khi làm việc. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập vào TopCV để tham khảo thêm những cơ hội việc làm với mức thu nhập hấp dẫn hơn nhé..
Tìm hiểu thêm: Những kỹ năng giao tiếp nhân viên kinh doanh cần có để thành công
