Bất kỳ phòng ban nào trong doanh nghiệp cũng đều cần có quy trình làm việc rõ ràng. Hãy cùng vieclamkinhdoanh.vn tìm hiểu về quy trình làm việc của phòng kinh doanh ngay sau đây.
Mục lục
Tại sao cần thiết lập quy trình làm việc
Phòng kinh doanh là một bộ phận đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Công việc của mỗi cá nhân nói riêng và toàn bộ phòng kinh doanh nói chung sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển, doanh thu của doanh nghiệp.
Quy trình kinh doanh chính là chuỗi/mô hình những bước liên kết với nhau. Từ quy trình kinh doanh, người làm quản lý, lãnh đạo có thể nắm rõ được bộ phận kinh doanh đang hoạt động, vận hành như thế nào. Bên cạnh đó, việc xây dựng quy trình làm việc phòng kinh doanh còn đem lại những lợi ích như sau:
- Đảm bảo được các nhân sự làm đúng – đủ với vị trí, vai trò và trách nhiệm của mình.
- Đảm bảo cho các cá nhân trong phòng kinh doanh có thể thực hiện công việc suôn sẻ, hỗ trợ nhau khi cần thiết.
- Thúc đẩy được sự chuyên môn hóa trong hoạt động tốt hơn.
- Tối ưu hóa được quá trình giao tiếp, hoạt động, trao đổi giữa các bộ phận với nhau.
Tìm hiểu thêm: Bản kế hoạch kinh doanh là gì? Vì sao cần lập kế hoạch kinh doanh
Quy trình làm việc của phòng kinh doanh đơn giản và hiệu quả
Một quy trình làm việc của phòng kinh doanh cần đảm bảo yếu tố về nhân sự và các bước cần thực hiện như thế nào. Bạn có thể tham khảo quy trình làm việc của phòng kinh doanh như sau:
Quy trình làm việc của phòng kinh doanh
Quy trình làm việc của phòng kinh doanh sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, quy mô hoạt động, lĩnh vực khác nhau. Tuy vậy, bạn có thể tham khảo mô hình đơn giản như sau:
Bước 1 – chuẩn bị
Bạn cần chuẩn bị tốt những thông tin sau đây:
Nguồn hàng: Lựa chọn nguồn hàng đóng vai trò quan trọng đem lại chất lượng tốt cho sản phẩm, dịch vụ.
- Chuẩn bị thông tin về sản phẩm và dịch vụ.
- Chuẩn bị kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết.
- Chuẩn bị các loại giấy tờ, giấy giới thiệu,…
Bước 2 – tìm kiếm khách hàng
Cần phân biệt được đâu là khách hàng tiềm năng, đâu là thị trường mà doanh nghiệp muốn tiếp cận. Bạn có thể vận dụng nhiều kênh để tìm kiếm những khách hàng tiềm năng này. Cần lưu ý chọn lọc kênh tìm kiếm khách hàng phù hợp.
Bước 3 – tiếp cận khách hàng
Sau khi đã tìm kiếm được khách hàng, doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch tiếp cận khách hàng của mình. Bạn nên tìm hiểu về thông tin, đặc điểm, sở thích của khách hàng để có thể tiếp cận tốt hơn.
Bước 4 – giới thiệu, tư vấn về sản phẩm, dịch vụ
Khi đã tiếp cận được khách hàng, bạn cần khéo léo giới thiệu, tư vấn thông tin về sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Hãy lưu ý chỉ nên tập trung vào những lợi ích thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng. Không nên nói quá nhiều về những tính năng không thỏa mãn được nhu cầu đó.
Bước 5 – báo giá, thuyết phục khách hàng
Khi đã hoàn thành tư vấn, giới thiệu, bạn có thể nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng. Hãy cố gắng đưa ra một mức giá phù hợp vào đúng thời điểm. Tập trung thảo luận với khách hàng về những vấn đề mà họ mong muốn ở mức giá mà bạn đưa ra.
Bước 6 – chốt đơn hàng
Đây sẽ là bước quan trọng nhất trong quy trình làm việc phòng kinh doanh. Hoạt động bán hàng sẽ được kết thúc khi khách hàng đưa ra quyết định mua hàng.
Bước 7 – dịch vụ hậu mãi
Đối với mọi quy trình làm việc phòng kinh doanh, quy trình bán hàng, bạn cần lên các chương trình, dịch vụ hậu mãi sau mua hàng. Đây sẽ là một yếu tố giúp bạn có thể gia tăng được khách hàng của mình.
Một số mô hình tổ chức phòng kinh doanh
Trong quy trình làm việc của phòng kinh doanh, bạn cần lưu ý đến mô hình tổ chức nhân sự của phòng ban này. Với nội dung này, bạn có thể tham khảo 3 mô hình đơn giản như sau:
Mô hình hòn đảo – the island
Đây là mô hình khá truyền thống, người quản lý sẽ có quyền lực cao nhất, mỗi thành viên khác trong phòng kinh doanh đều sẽ có quyền lực, nhiệm vụ như nhau. Về cơ bản, họ sẽ làm việc độc lập và tự là ông chủ với mỗi cá nhân của mình.
Mô hình dây chuyền – the assembly line
Mô hình dây chuyền thường sẽ tổ chức phòng kinh doanh thành 4 nhóm chức năng chính. Bao gồm nhóm Lead generation team, nhóm sales development representatives (SDRs), nhóm account executives (AEs) và nhóm customer success team.
Mô hình nhóm – the pod
Trong mô hình này, vẫn sẽ có những thành viên tương tự mô hình dây chuyền. Tuy vậy, thay vì cạnh tranh giữa các nhóm SDRs và AEs như mô hình dây chuyền, mô hình này sẽ cạnh tranh theo từng nhóm nhỏ với nhau. Các nhóm này sẽ làm việc teamworks để có thể có được đơn hàng, sự hài lòng của khách hàng.
Trên đây chỉ là quy trình làm việc của phòng kinh doanh mang tính chất tham khảo. Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh để phù hợp hơn với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm những việc làm liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, hãy truy cập ngay vào TopCV để tiếp cận với các công việc hấp dẫn.
Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh
