Doanh nghiệp cần có kế hoạch quản trị sự thay đổi hiệu quả để vượt qua giai đoạn khủng hoảng hiện tại, bảo vệ hoạt động và phát triển bền vững. Vậy, quản trị sự thay đổi là gì và làm thế nào để doanh nghiệp áp dụng vào quá trình hoạt động giúp vượt khủng hoảng? Cùng tìm hiểu trong bài viết Chia sẻ kinh nghiệm sau đây của Vieclamkinhdoanh.vn nhé.
Mục lục
Quản trị sự thay đổi là gì?
Quản trị sự thay đổi (Change management) là quá trình lập kế hoạch, triển khai và theo dõi những thay đổi cần thiết trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Quản trị sự thay đổi là một quá trình quan trọng đối với các tổ chức, giúp họ thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh và đạt được mục tiêu của mình. Để quản trị sự thay đổi hiệu quả, cần có một kế hoạch rõ ràng, sự hỗ trợ của lãnh đạo và sự tham gia của nhân viên.
Tìm hiểu thêm: Chi phí cơ hội là gì và cách tính, ứng dụng thực tế
Vì sao doanh nghiệp cần quản trị sự thay đổi
Doanh nghiệp cần quản trị sự thay đổi vì có nhiều lý do sau đây:
- Thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, doanh nghiệp cần thay đổi để thích ứng. Quản trị thay đổi giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu thay đổi, xây dựng kế hoạch thay đổi và triển khai thay đổi một cách hiệu quả.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Thay đổi có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách cải thiện quy trình, nâng cao năng suất, giảm chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ,…
- Phát triển bền vững: Thay đổi giúp doanh nghiệp phát triển bền vững bằng cách thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Giảm thiểu rủi ro: Quản trị thay đổi giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi thay đổi bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, đào tạo nhân viên và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Tăng cường sự gắn kết, hiệu suất cá nhân của nhân viên: Quản trị thay đổi giúp nhân viên hiểu rõ về sự thay đổi và có động lực tham gia. Điều này giúp tăng cường sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng giúp tăng hiệu suất cá nhân của nhân viên hiệu quả hơn.
- Tạo ra văn hóa đổi mới: Quản trị thay đổi giúp doanh nghiệp tạo ra văn hóa đổi mới, khuyến khích nhân viên sáng tạo và đổi mới.
5 bước giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng
Khoảng 50% các sáng kiến thay đổi tổ chức đều gặp thất bại (Theo Gartner). Và để khắc phục, bạn có thể tham khảo ngay 5 bước giúp doanh nghiệp quản trị sự thay đổi hiệu quả hơn được Harvard Business School gợi ý ngay sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị cho sự thay đổi của tổ chức
Chuẩn bị cho sự thay đổi của tổ chức là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình quản trị sự thay đổi để giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng. Bước này bao gồm việc giúp nhân viên nhận thức và hiểu được nhu cầu thay đổi. Điều này có nghĩa là giải thích cho họ lý do tại sao cần phải thay đổi, những lợi ích của thay đổi và cách thức thực hiện thay đổi.
Nhân viên cũng cần được giải tỏa những lo lắng và nghi ngờ của họ về thay đổi. Điều này có thể được thực hiện bằng cách trả lời các câu hỏi của họ, giải thích những rủi ro và lợi ích của thay đổi, đảm bảo với nhân viên rằng họ sẽ được hỗ trợ trong quá trình thay đổi.
Một khi nhân viên hiểu và đồng ý với sự thay đổi, họ sẽ có nhiều khả năng ủng hộ và thực hiện sự thay đổi đó. Điều này sẽ giúp quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Tìm hiểu thêm: Gross profit là gì và cách tính đơn giản
Dưới đây là một số cách để chuẩn bị cho sự thay đổi của tổ chức:
- Tạo ra một tầm nhìn rõ ràng về sự thay đổi và cách thức thực hiện nó.
- Truyền đạt tầm nhìn này cho tất cả nhân viên và giải thích lý do tại sao cần phải thay đổi.
- Tạo ra một môi trường tin cậy và cởi mở nơi nhân viên có thể chia sẻ lo lắng và nghi ngờ của họ.
- Cung cấp cho nhân viên các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ họ trong quá trình thay đổi.
- Theo dõi tiến độ của thay đổi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Bước 2: Xây dựng tầm nhìn và kế hoạch thay đổi
Bước này sẽ bao gồm việc tạo ra một tầm nhìn rõ ràng về sự thay đổi và cách thức thực hiện nó, cũng như phát triển một kế hoạch chi tiết để đạt được tầm nhìn đó. Tầm nhìn là một bức tranh tổng thể về tương lai của tổ chức sau khi thay đổi được thực hiện. Và tầm nhìn nên truyền cảm hứng và động lực cho nhân viên và giúp họ hiểu lý do tại sao thay đổi là cần thiết.
Kế hoạch thay đổi là một tài liệu chi tiết phác thảo cách thức thực hiện tầm nhìn và nên bao gồm:
- Mục tiêu chiến lược: Trước tiên, cần xác định mục tiêu chiến lược mà sự thay đổi này sẽ đóng góp cho tổ chức. Điều này giúp định hình rõ ràng những gì tổ chức muốn đạt được thông qua sự thay đổi.
- Chỉ số hiệu suất (KPI) quan trọng: Để đo lường thành công của sự thay đổi, cần xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng. Điều này bao gồm việc xác định các tiêu chí đo lường, các chỉ số cơ sở để so sánh với tình trạng hiện tại, cách thức để thay đổi những chỉ số này.
- Nhóm dự án và các bên liên quan: Xác định ai sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện sự thay đổi. Bạn cũng cần xác định người sẽ thực hiện phê duyệt tại mỗi giai đoạn quan trọng. Điều này đảm bảo sự tham gia chặt chẽ và sự rõ ràng trong quyết định quản lý.
- Phạm vi dự án: Đưa ra các bước và hoạt động cụ thể mà dự án thay đổi sẽ bao gồm. Điều này giúp định rõ ràng những gì sẽ được thực hiện và những gì không nằm trong phạm vi của dự án.
- Điều kiện không biết và trở ngại: Kế hoạch thay đổi cũng cần phải tính đến các yếu tố không biết và trở ngại có thể xuất hiện trong quá trình triển khai. Điều này yêu cầu sự linh hoạt và khả năng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Tìm hiểu thêm: Thị hiếu là gì và cách để xác định thị hiếu khách hàng
Bước 3: Thực hiện các thay đổi trong tổ chức
Bước này sẽ bao gồm việc thực hiện kế hoạch thay đổi đã được phát triển trong bước trước. Quá trình thực hiện thay đổi có thể khác nhau tùy thuộc vào loại thay đổi và quy mô của tổ chức. Ví dụ như liên quan đến thay đổi về chiến lược, cấu trúc, hệ thống, quy trình, văn hóa, hành vi của nhân viên,…
Tuy nhiên, có một số nguyên tắc chung mà các tổ chức nên tuân theo:
- Phân chia kế hoạch thay đổi thành các giai đoạn nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Trao quyền cho nhân viên của mình một cách hiệu quả.
- Xác định các nhân viên cần thiết để thực hiện thay đổi và cung cấp cho họ các nguồn lực cần thiết.
- Cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên để họ có thể thực hiện thay đổi thành công.
- Cố gắng dự phòng và giải quyết mọi trở ngại có thể xuất hiện trong quá trình triển khai. Điều này có nghĩa là các nhà quản lý cần phải xác định các vấn đề sớm và ngăn chặn, loại bỏ hoặc giảm thiểu chúng khi đã được xác định.
- Kỷ niệm thành công nhỏ trong quá trình thay đổi để duy trì động lực của nhân viên.
- Truyền đạt liên tục tầm nhìn và mục tiêu của thay đổi cho nhân viên để họ hiểu lý do tại sao thay đổi là cần thiết.
Bước 4: Đưa những thay đổi vào văn hóa và thực tiễn
Bước này sẽ tập trung vào việc duy trì và củng cố các thay đổi đã triển khai trong văn hóa tổ chức và thực tiễn hàng ngày. Điều này giúp đảm bảo rằng sự thay đổi sẽ được duy trì, góp phần vào sự phục hồi, phát triển của doanh nghiệp sau khi vượt qua khủng hoảng.
Trong bước này, người quản lý có thể lưu ý một số yếu tố quan trọng sau đây:
Ngăn chặn quay trở lại trạng thái trước đó
Một khi dự án thay đổi đã kết thúc, quản lý sự thay đổi cần phải ngăn chặn việc quay trở lại trạng thái hoặc tình trạng cũ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thay đổi liên quan đến quy trình kinh doanh như luồng công việc, văn hóa tổ chức và xây dựng chiến lược. Nếu không có một kế hoạch đầy đủ, nhân viên có thể quay trở lại cách làm việc “cũ” của họ, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi.
Tìm hiểu thêm: Thị phần là gì và làm thế nào để tăng thị phần cho doanh nghiệp
Lồng ghép thay đổi vào văn hóa tổ chức
Để ngăn chặn quay trở lại, quản lý sự thay đổi cần lồng ghép những thay đổi đã triển khai vào văn hóa tổ chức. Điều này đòi hỏi sự thay đổi không chỉ ở mức quy trình mà còn phải áp dụng tại mức văn hóa và thực tiễn hàng ngày.
Tìm hiểu thêm: Biểu hiện của người có tư duy kinh doanh tốt là như thế nào?
Xem xét cấu trúc tổ chức, kiểm soát và hệ thống thưởng phạt
Để thay đổi tồn tại, quản lý sự thay đổi nên xem xét và điều chỉnh cấu trúc tổ chức, kiểm soát, và hệ thống thưởng phạt nếu cần. Bao gồm như việc thiết lập các hệ thống phản hồi liên tục để theo dõi, đảm bảo rằng thay đổi vẫn được thực hiện một cách hiệu quả.
Bước 5: Xem lại tiến độ và phân tích kết quả
Bất kỳ quá trình quản trị sự thay đổi nào cũng cần phải đo lường, xem xét tiến độ, phân tích kết quả để cải tiến, điều chỉnh phù hợp hơn với thực tiễn. Cụ thể như sau:
- Đánh giá tiến độ: Xem xét liệu các bước đã được thực hiện đúng theo kế hoạch, và nếu có bất kỳ chậm trễ nào, thì cần xác định nguyên nhân và cách khắc phục.
- Phân tích kết quả: Đánh giá những thay đổi đã xảy ra, xem xét liệu chúng đã đem lại những cải tiến, lợi ích, đạt được mục tiêu mong đợi hay chưa. Phân tích này cần xác định được những điểm mạnh và yếu của quá trình thay đổi.
- Thu thập phản hồi từ nhân viên: Để có cái nhìn toàn diện, tổ chức nên thu thập phản hồi từ nhân viên và những người liên quan trực tiếp đến quá trình thay đổi.
- Điều chỉnh và cải tiến: Dựa trên các phân tích và đánh giá, tổ chức nên sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch thay đổi nếu cần thiết. Ví dụ như sửa đổi mục tiêu, thay đổi chiến lược thực hiện, hoặc điều chỉnh cấu trúc tổ chức.
Chìa khóa để quản trị sự thay đổi thành công
Có nhiều yếu tố tạo nên sự thành công trong quá trình quản trị sự thay đổi. Ví dụ như sau:
- Sự lãnh đạo mạnh mẽ và sự ủng hộ từ cấp cao, lãnh đạo cần truyền cảm hứng và động lực cho nhân viên, và cần cam kết với sự thay đổi.
- Có tầm nhìn rõ ràng về sự thay đổi và sự tham gia của nhân viên trong suốt quá trình thực hiện.
- Có kế hoạch và lộ trình thực hiện rõ ràng.
- Cần có người chịu trách nhiệm chuyên môn về quản lý sự thay đổi.
- Xây dựng một môi trường trong đó sự thay đổi được đón nhận và khuyến khích.
- Duy trì việc truyền thông liên tục và hiệu quả về quá trình thay đổi.
- Phải sẵn sàng đối phó với rủi ro, các rào cản tiềm ẩn, phản hồi phát sinh trong quá trình thay đổi.
- Liên tục xem xét tiến trình và kết quả của sự thay đổi, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo sự thay đổi mang lại giá trị thực sự cho tổ chức.
Quản trị sự thay đổi là một trong những chìa khóa giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, linh hoạt và đổi mới, doanh nghiệp có thể thích ứng với những thay đổi bất ngờ, biến chúng thành cơ hội để phát triển. Hy vọng với bài viết hôm nay, bạn đã hiểu hơn về quản lý sự thay đổi là như thế nào.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo thêm các bài viết khác liên quan đến chủ đề, cơ hội việc làm kinh doanh tại Blog Kinh Doanh ngay từ hôm nay.
